Trí tuệ nhân tạo (AI) đang cách mạng hóa cách chúng ta làm việc, nhưng hiệu suất tổ chức vẫn chưa có những chuyển biến đáng kể. Tại sao lại như vậy? Liệu có phải do thiếu tầm nhìn, thiếu không gian thử nghiệm, và thiếu một cộng đồng nội bộ dám học hỏi?

Trước hết, hãy nhìn vào tác động của AI đối với năng suất cá nhân. Các khảo sát tại Mỹ và Đan Mạch cho thấy người lao động cảm thấy hiệu quả hơn, tiết kiệm hàng chục phút mỗi ngày, và năng suất lao động tăng gấp 3 lần. Tại Việt Nam, trong các buổi huấn luyện cho các ngân hàng, viễn thông và tập đoàn, chỉ cần vài buổi, nhân viên đã rút ngắn đáng kể thời gian phân tích báo cáo, viết email, thậm chí viết code hay dựng bài thuyết trình PowerPoint bằng prompt đơn giản.

Tuy nhiên, vấn đề nằm ở chỗ hiệu quả này không lan sang cấp độ tổ chức. Có thể do “các cơ bắp tổ chức” như văn hóa, quy trình, và mô hình khuyến khích đã teo đi sau bao năm lệ thuộc vào tư vấn và giải pháp đóng gói. Doanh nghiệp quen với việc “mua giải pháp”, chứ không quen tự làm thí nghiệm với tương lai.

Một chuyên gia đã chỉ ra rằng ba lực: Lãnh đạo, Phòng thí nghiệm, và Cộng đồng là ba bánh răng của vòng học tập tổ chức. Đây chính là “tam giác thích ứng AI”. Để triển khai AI thành công, cần có sự hỗ trợ từ lãnh đạo, phòng thí nghiệm và cộng đồng. Lãnh đạo cần đưa ra định hướng rõ ràng và khuyến khích thử nghiệm. Phòng thí nghiệm giúp thử nghiệm tác nhân AI nội bộ để xử lý các công việc hàng ngày. Cộng đồng nội bộ cần dám học hỏi và áp dụng AI vào công việc.

Một ví dụ thành công là tại một trường đại học lớn, ban giám hiệu đã đưa ra định hướng rõ ràng: không cấm, không sợ, khuyến khích thử nghiệm. Phòng công nghệ thông tin và Trung tâm Đổi mới sáng tạo đã trở thành Phòng thí nghiệm giúp thử nghiệm tác nhân AI nội bộ để xử lý email sinh viên và tự động hóa phản hồi.

Tuy nhiên, điều đáng lo ngại là sự im lặng của người lao động khi sử dụng AI. Họ là những “robot bí mật”. Trong một doanh nghiệp nhà nước, một nhóm kỹ sư viễn thông âm thầm dùng ChatGPT để tạo báo cáo bảo trì máy móc, tăng độ chính xác và tiết kiệm công sức. Nhưng họ không dám nói, vì sợ bị hiểu nhầm là lười biếng hoặc vi phạm quy định về bảo mật.

Để khuyến khích người lao động sử dụng AI một cách công khai, lãnh đạo doanh nghiệp cần tạo ra một môi trường an toàn và khuyến khích. Hãy “công khai vùng cho phép (sandbox) để thử nghiệm AI là hợp pháp, được ghi nhận, và được thưởng”. Phần thưởng không nhất thiết là tiền mà có thể là được nghỉ thêm, được thăng chức, được tham gia nhóm thí điểm.

Cuối cùng, AI không chỉ là công cụ, mà là phép thử sự trung thực, sự cam kết của lãnh đạo và hiệu quả của tổ chức. Để thích ứng với AI, cần có một tầm nhìn xa, một không gian thử nghiệm và một cộng đồng nội bộ dám học hỏi. Chỉ khi có sự kết hợp của ba yếu tố này, doanh nghiệp mới có thể tận dụng tối đa lợi ích của AI và đạt được hiệu suất tổ chức tốt hơn.

Phong trào thi đua thực hiện ‘chính quyền không giấy’ đã và đang trở thành một xu hướng tất yếu trong quá trình xây dựng chính quyền số tại nhiều địa phương. Sự đồng lòng và quyết tâm của các cơ quan, đơn vị trong việc triển khai phong trào này đã mang lại nhiều lợi ích thiết thực. Việc giảm thiểu văn bản giấy, tiết kiệm thời gian và chi phí, nâng cao hiệu suất làm việc và cải thiện chất lượng dịch vụ công là những kết quả đáng ghi nhận.

Để tiếp tục triển khai hiệu quả phong trào ‘chính quyền không giấy’, các sở, ban, ngành và UBND cấp xã cần quan tâm quán triệt và triển khai đồng bộ. Ông Phạm Quốc Hoàn, Giám đốc Sở Khoa học và Công nghệ, cho rằng sự vào cuộc quyết liệt của lãnh đạo tỉnh và việc triển khai phần mềm quản lý văn bản và điều hành đã tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện ‘chính quyền không giấy’. Sở Khoa học và Công nghệ đã phối hợp chặt chẽ với các cơ quan tổ chức tập huấn về sử dụng phần mềm quản lý văn bản và điều hành kết hợp sử dụng KPI trên toàn tỉnh.

Theo ông Nguyễn Văn Minh, Chủ tịch UBND phường Nam Nha Trang, việc triển khai ‘chính quyền không giấy’ là phù hợp với xu thế chuyển đổi số trong quản lý và điều hành. Phong trào thi đua đã góp phần giảm đáng kể văn bản giấy và hoạt động in ấn không cần thiết, giúp tiết kiệm thời gian, chi phí hành chính và nhân lực xử lý hồ sơ hành chính văn phòng. Điều này không chỉ giúp nâng cao hiệu suất làm việc mà còn giúp giảm thiểu tác động tiêu cực đến môi trường.

Ông Nguyễn Ngọc Phát, Phó Chủ tịch Ủy ban MTTQ Việt Nam xã Cam Lâm, cho rằng tuổi trẻ phải tiên phong thực hiện phong trào thi đua. Đoàn viên, thanh niên sẽ là lực lượng tiên phong thực hiện phong trào thi đua, giải quyết công việc trên môi trường điện tử và hỗ trợ, hướng dẫn người dân cùng thực hiện. Sự tham gia tích cực của lực lượng trẻ sẽ giúp đẩy nhanh quá trình chuyển đổi số và xây dựng chính quyền số.

Bà Trần Thị Xuân Sao, Phó Chánh Văn phòng HĐND và UBND phường Ninh Chử, chỉ ra những ưu điểm nổi trội của phong trào thi đua như tiết kiệm giấy và mực in; cán bộ, công chức thực thi công vụ tự giác, chủ động nâng cao trình độ của bản thân. Việc ứng dụng công nghệ thông tin và chuyển đổi số đã giúp cán bộ, công chức thay đổi tư duy và cách làm việc, hướng tới một môi trường làm việc hiện đại và hiệu quả hơn.

Bà Lê Thị Hường, xã Phước Hậu, chia sẻ rằng việc ứng dụng định danh điện tử VNeID đã mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho người dân. Bà hy vọng rằng chuyển đổi số và ‘chính quyền không giấy’ sẽ tiếp tục được triển khai rộng rãi để người dân thụ hưởng nhiều lợi ích thiết thực. Việc triển khai định danh điện tử VNeID và các dịch vụ công trực tuyến đã giúp người dân tiếp cận các dịch vụ công một cách dễ dàng và thuận tiện hơn.